Politica de confidențialitate
Ultima actualizare: 29 august 2026
1. Operatorul de date
ENCIU-MOLDOVAN N. CONSTANTIN — ÎNTREPRINDERE INDIVIDUALĂ, sediul în str. Bujorilor nr. 15, sat Ipotești, com. Ipotești, jud. Suceava, CUI RO23947144, Reg. Com. F2008000544339. Contact pentru orice întrebare privind datele personale: contact@vamal.ro.
2. Cele două roluri ale noastre — important de înțeles
- Pentru datele contului dumneavoastră (nume, e-mail, date de facturare, jurnale de utilizare) suntem operator în sensul GDPR: noi decidem scopul și mijloacele prelucrării.
- Pentru datele din documentele pe care le încărcați (facturi, packing list-uri, împuterniciri — care pot conține date personale ale clienților dumneavoastră, ale reprezentanților sau ale altor terți) suntem persoană împuternicită: le prelucrăm doar în numele dumneavoastră și doar pentru furnizarea serviciului. Dumneavoastră rămâneți operatorul acelor date, iar utilizarea Platformei include acordul-cadru de prelucrare descris în această politică. La cerere, furnizăm un acord de prelucrare (DPA) semnat separat.
3. Ce date prelucrăm și de ce
| Date | Scop | Temei |
|---|---|---|
| Nume, e-mail, parolă (criptată), telefon opțional | crearea și securitatea contului | executarea contractului |
| Datele firmei (denumire, CUI, adresă, EORI) | configurarea serviciului, facturare | executarea contractului, obligații legale |
| Documentele încărcate și datele extrase din ele | furnizarea serviciului (citire, propuneri, generare declarații) | executarea contractului (ca împuternicit) |
| Date de facturare și plată | facturare, evidențe contabile | obligație legală |
| Jurnale tehnice (IP, acțiuni în cont) | securitate, prevenirea abuzului | interes legitim |
| E-mailuri trimise de noi către dumneavoastră | comunicări de serviciu; comunicări comerciale doar către profesioniști, cu drept de dezabonare la fiecare mesaj | executarea contractului / interes legitim |
Nu vindem date personale și nu le folosim pentru publicitate către terți.
4. Procesarea automată a documentelor
Citirea documentelor și propunerile de încadrare folosesc procesare automată, inclusiv modele de inteligență artificială. Documentele sunt transmise, strict în acest scop, furnizorilor noștri de servicii de procesare menționați la secțiunea 6. Rezultatele procesării sunt întotdeauna supuse verificării umane a utilizatorului — nicio decizie cu efect juridic nu se ia exclusiv automat.
5. Cât păstrăm datele
- Datele contului: pe durata contului și maximum 90 de zile după închidere, apoi se șterg.
- Documentele și dosarele: pe durata contului; le puteți șterge oricând din Platformă.
- Facturile și datele contabile: 10 ani, conform legislației fiscale.
- Jurnalele tehnice: maximum 12 luni.
6. Cui divulgăm date
Doar destinatarilor necesari funcționării serviciului: furnizorul de găzduire (infrastructură proprie/închiriată în Uniunea Europeană), furnizorii de servicii de procesare automată a documentelor, procesatorul de plăți (pentru abonamente — datele cardului sunt prelucrate exclusiv de acesta, noi nu le stocăm) și, unde legea o cere, autorităților publice. Cu fiecare furnizor există garanții contractuale de protecție a datelor; transferurile în afara UE, dacă există, se fac pe baza mecanismelor recunoscute de GDPR (decizii de adecvare sau clauze contractuale standard). Lista nominală a subprocesatorilor se ține la zi pe această pagină.
7. Securitate
Conexiuni criptate (TLS), parole stocate criptat, izolarea completă a datelor fiecărei firme, autentificare în doi pași opțională, jurnalizarea accesului, copii de siguranță regulate.
8. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a vă retrage consimțământul acolo unde prelucrarea se bazează pe el. Pentru exercitare: contact@vamal.ro — răspundem în cel mult 30 de zile. Aveți și dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).
Pentru datele terților din documentele încărcate (clienții dumneavoastră), cererile persoanelor vizate se adresează operatorului lor — dumneavoastră — iar noi vă asistăm tehnic la îndeplinirea lor.
9. Cookie-uri
Platforma folosește cookie-uri strict necesare funcționării (sesiunea de autentificare). Pe paginile publice, eventualele instrumente de măsurare a traficului se listează aici, cu posibilitatea de refuz, înainte de activarea lor.
10. Modificări
Actualizăm această politică atunci când serviciul se schimbă; versiunea curentă, cu data ei, e întotdeauna publicată aici, iar modificările semnificative se anunță prin e-mail sau în Platformă.